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Règlement interne de l’Agapé

Adopté par le Comité dans sa séance du 25 septembre 2017

Préambule

Le présent Règlement interne est destiné à la mise en œuvre des Statuts de l’AGAPÉ. Il précise les rôles, attributions et composition de ses organes dirigeants.

Il a été élaboré suite à une réflexion menée en 2016-2017 par le Bureau afin de clarifier le tableau des tâches et compétences.

Par commodité nous adopterons le même terme pour le genre masculin et féminin.

Art. 1 — Bases

Le présent règlement est subordonné aux Statuts de l’AGAPÉ et ne peut en aucun cas y déroger. En cas de doute, son interprétation devra toujours être conforme aux Statuts.

Art. 2 — Organes dirigeants

Selon les articles 6 et 7 des statuts, les organes dirigeants de l’association sont:

  • l’Assemblée générale;
  • le Comité;
  • le Président;
  • le Bureau du Comité;
  • les Commissions du Comité;
  • le coordinateur;
  • les directeurs d’entités.

Art. 3 — Assemblée générale

C’est le pouvoir suprême de l’Association selon l’article 6 des statuts. Elle est formée des membres de l’Association désignés selon l’article 5 des statuts.

Ses attributions sont énumérées à l’article 6 des statuts.

En contrôlant les registres des membres, elle assure sa propre pérennité.

En nommant le Comité, elle met en place la gouvernance.

En désignant l’organe de révision et en approuvant le rapport de gestion et les comptes, elle exerce le contrôle suprême sur le fonctionnement.

En votant et en amendant les statuts, elle définit les buts et la mission de l’Association. Par extension, elle adopte les autres textes fondamentaux tels que la Charte de l’institution, le tableau des tâches et compétences.

Elle est seule compétente pour décider de la dissolution volontaire de l’association.

Son rôle est donc de nature normatif et de supervision.

Elle n’exerce pas de rôle stratégique et encore moins opérationnel, sans que cela soit exclu par les statuts.

Son fonctionnement est défini à l’article 6 des Statuts.

Art. 4 — Comité

Le Comité est l’organe de direction supérieur de l’association, il est l’équivalent d’un gouvernement ou d’un conseil d’administration. Sa mise en place et son organisation sont définies à l’article 7 des Statuts. Ses membres agissent à titre bénévole.

Selon l’article 7 des statuts, il exerce tous les pouvoirs qui ne sont pas expressément réservés à l’Assemblée générale par l’article 6. Il peut déléguer sous sa responsabilité une partie de ses pouvoirs à un Bureau, des commissions et au Coordinateur.

Outre les attributions fixées à l’article 7 des Statuts, le Comité exerce la direction stratégique de l’association, c’est-à-dire:

  • adopter les orientations et objectifs stratégiques;
  • adopter la politique générale de l’association, notamment vis-à-vis du réseau AGAPE et des partenaires publics et privés;
  • approuver le contrat de prestations, y compris le budget pluriannuel;
  • adopter les budgets annuels réadaptés, si nécessaire;
  • accepter les comptes annuels et les présenter à l’Assemblée générale;
  • adopter les divers règlements tels qu’interne, du personnel, salarial, etc.;
  • engager, sur proposition du Bureau, le coordinateur et les directeurs;
  • désigner les membres du Bureau du Comité et des Commissions;
  • définir les attributions et compétences du Bureau du Comité et des Commissions, du coordinateur et des directeurs;
  • ratifier les décisions prises en urgence par le Bureau du Comité ou le Président;
  • accepter et lancer tous nouveaux projets de niveau institutionnel;
  • accepter toutes dépenses non prévues au budget dépassant CHF 10’000.

Art. 5 — Président

Selon l’article 6 des Statuts, le Président est élu par l’Assemblée Générale.

Il est formellement le répondant du coordinateur, à ce titre il entretient des rapports réguliers et suivis avec lui. En retour, celui-ci se doit de le tenir informé, notamment de tout évènement particulier.

Par délégation du Comité, le Président est habilité à:

  • prendre les décisions nécessaires en cas d’urgence si possible après consultation d’autres membres, à la place du Comité;
  • superviser les contacts avec les médias, le cas échéant suppléer au Coordinateur.

Art. 6 — Bureau du Comité

Sur la base de l’article 7, al.6 des statuts, le Comité désigne, parmi ses membres, lors de la première séance qui suit l’Assemblée générale ordinaire un Bureau. Il joue le rôle d’une commission exécutive. Le Comité peut adjoindre de nouveaux membres au Bureau à tout moment, notamment en cas de démission ou de place vacante.

Le coordinateur siège au Bureau avec voix consultative.

Le Bureau a les attributions suivantes:

  • préparer les séances du Comité et en fixer l’ordre du jour;
  • préparer et préaviser les décisions du Comité, pour ce faire, analyser les documents préparés par le coordinateur respectivement une Commission ou élaborer directement lesdits documents;
  • définir l’organisation du coordinateur;
  • prendre les décisions nécessaires en matière de gestion des ressources humaines, qui ne sont pas du ressort du coordinateur;
  • assurer un suivi des affaires de l’association au niveau stratégique;
  • accepter toutes dépenses non prévues au budget entre CHF 5’000 et CHF 10’000;
  • prendre les décisions nécessaires en cas d’urgence à la place du Comité.

Le Bureau se réunit régulièrement sur convocation du Président. Un PV réservé aux membres du Bureau est établi.

Art. 7 — Commissions du Comité

Selon l’article 7, al.8 des statuts, le Comité peut créer des Commissions spécifiques. Il en désigne les membres pris en son sein. Il définit leurs mandats, objectifs, attributions, compétences et la manière dont elles rapportent au Comité. Il peut décider de leur suppression.

Art. 8 — Coordinateur

Le coordinateur exerce la conduite opérationnelle de l’association, c’est-à-dire:

  • assumer la responsabilité globale du fonctionnement des entités de l’AGAPÉ;
  • appliquer les décisions du Comité et exécuter ses instructions;
  • définir l’organisation des entités;
  • définir les descriptifs de poste des directeurs d’entités et procéder à leur évaluation périodique;
  • assumer la responsabilité de l’ensemble des collaborateurs quel que soit leur statut, à l’exception des directeurs, prendre les décisions y relatives notamment engagement, changement de fonction, licenciement;
  • fixer les objectifs aux directeurs et en contrôler la réalisation;
  • élaborer le budget, assurer son respect et contrôler les comptes;
  • accepter toutes dépenses non prévues au budget jusqu’à CHF 5’000;
  • assurer un suivi dans tous les domaines;
  • adopter les Directives internes et les Procédures;
  • assurer la communication externe et les contacts avec les médias.

Art. 9 — Directeurs

Les directeurs sont responsables du bon fonctionnement des entités qui leur sont confiées ; ils doivent obtenir l’autorisation de diriger délivrée par les instances cantonales et fédérales. Ils veillent à respecter le budget et les objectifs qui leur sont fixés. Ils réfèrent au coordinateur.